Osana Asiakaskokemuksen optimonnin opas -hanketta toteutettiin design sprint jonka tarkoituksena oli tutkia meneillään olevan dataan liittyvän murroksen luomia mahdollisuuksia mediatalon toiminnan näkökulmasta. Sprinttikumppaniksi valikoitui Otavamedian aikakauslehtitoiminta, ja siellä Kotilieden terveys- ja hyvinvointisisältöjen tuotanto.
Otavamediassa ollaan jo rakennettu toimituksille dataan perustuvia apuvälineitä sisällöntuotantoon, esimerkiksi raportteja hakukonedatasta joiden avulla on mahdollista analysoida olemassaolevien artikkeleiden menestystä, omien sisältöjen pärjäämistä verrattuna muihin, ja aihepiirejä joissa olisi potentiaalia mutta ei vielä omia sisältöjä.
Design sprintissä lähdettiin ratkomaan siis asiasisältöjen tuottamisen haastetta toimituksissa. Työ on tärkeää: sitä odotetaan toimituksilta, kyseiset sisällöt menestyvät hakukoneissa ja niitä tarvitaan, mutta niiden tuottamisessa on myös osa-alueita joka eivät inspiroi toimittajia. Jotkin työvaiheista ovat hieman puuduttavia ja mekaanisia, joten päädyimme miettimään miten datan ja tekoälyn avulla toimituksia voitaisiin auttaa prosessissa.
Otavamedian Head of Digital Content Annina Pennonen kertoo, että porukan kasaaminen ja innostaminen mukaan oli helppoa, ja kuvaa mukaansa lähtenyttä Otavamedian kolmikkoa dream teamiksi jonka kanssa oli upeaa päästä työstämään ongelmaa. Sprintti-tiimissä oli Anninan lisäksi mukana design- ja teknologiapäällikkö Riku Österlund talon digikehityksestä, Kodin lehtien tuottaja Ulla Lehtinen sekä hakukoneoptimoinnista ja talon Google Analytics -datasta vastaava Hanna Sirén. Jokaisella projekti on oman roolin kannalta relevantti, joten sitä kautta haaste osui jo kaikkien tontille ja työpöydälle arjessa. Sprint järjestettiin maaliskuun 2023 alussa, ja sen fasilitoivat 8-bit-sheepin Sami Kallinen ja Leevi Kokko.
Päivä 1
Sprintin ensimmäisenä päivänä ohjelmassa on ongelman ymmärtäminen ja fokuksen löytäminen sekä suunnasta päättäminen sprintin suhteen. Käytimme työstämiseen Miroa, koska osa sprintin päivistä vietettiin etänä ja osa Otavamedian tiloissa – näin työ dokumentoitui yhteen virtuaaliseen paikkaan, vaikka normaalisti olemmekin seinien ja tussitaulujen suuria ystäviä sprinttien aikana.
Käytimme tarkoitukseen rakennettua hyväksi havaittua ja laadukasta Miro-pohjaa, joka ohjaa ja visualisoi työtä mukavasti koko sprintin ajan.
Tavoitteeksi valikoitui “Tekoäly on luonteva osa sisällöntuotannon prosesseja ja ihmisille jää enemmän aikaa luovaan ajatteluun”, ja sprintin tärkeimmiksi kysymyksiksi seuraavat:
- Saammeko organisaation innostumaan asiasta ja omaksumaan tämän?
- Miten opimme käyttämään tekoälyä oikein ilman että vaarannamme hakukoneliikennettä?
- Kun tämän tyyppisen sisällön massatuottaminen trivialisoituu, olemmeko pystyneet tarjoamaan oikeaa lisäarvoa omassa sisällössämme?
Saimme tuotettua myös kartan jossa ratkaisun tärkeimmäksi kohderyhmäksi valikoitui sisällöntuotannosta vastaavia rooleja, kuten tuottaja, sisältöstrategi sekä toimittaja. Tärkein kohta johon proton tulisi keskittyä sovittiin liittyväksi sisällöntuotantoon eli materiaalin keräämiseen sekä artikkelin tuotantoon.
Päivä 2
Toisena päivänä tehtiin hauska lightning demo -kierros, jossa haettiin inspiraatiota haasteen ratkaisuun ja esiteltiin löydöksiä tiimin kesken.
Ongelmaa lähestyttiin oman ideoinnin kautta, ja vedettiin mm. Crazy 8 -harjoitus, jossa tarkoituksena on kahdeksan minuutin aikana tuottaa yhtä monta ideaa, joita voi sitten käyttää myöhemmissä vaiheissa inspiraationa.
Päivän lopuksi otettiin aikaa ratkaisuidean tuottamiseen, ja lähetettiin paperilla tehdyistä kolmevaiheisista ehdotuksista kuvat fasilitoija-Samille, joka vei ne Miroon.
Päivä 3
Kolmannen päivän aamu aloitettiin ratkaisuehdotusten läpikäynnillä, joka päätyi huolellisen keskustelun jälkeen Lyyti-nimisen idean valintaan storyboardin ja proton pohjaksi.
Iltapäivä käytettiin storyboardin luomiseen, ensin omana työnä ja sen jälkeen yhdessä. Miroon syntyi 13-vaiheinen tarina wizard-tyyppisestä protosta, joka auttaisi toimittajaa artikkelin tuottamisessa.
Päivä 4
Sprintin neljäs päivä kului proton rakentamisen parissa. Tämän päivän tiimi koki kaikkein haastavimmaksi, ja ihan oikeutetusti–käyttämämme Figma on nykyisellään jo melkoisen monimutkainen työkalu mikäli sitä ei käytä arjessa säännöllisesti. Lopulta kuitenkin tuli valmista, ja meillä oli käsissämme Aino-nimen saanut proto jota testattaisiin viidentenä päivänä!
Päivä 5
Viimeisenä sprinttipäivänä päästiin vihdoin testaamaan protoa oikeilla asiakkailla, tässä tapauksessa toimittajien kanssa. Päivään oli aikataulutettu viisi haastattelua.
Testaus sujui hienosti, ja tiimi pääsi seuraamaan toisessa neukkarissa videoyhteydellä haastattelun kulkua ja tekemään muistiinpanoja loppupäivän yhteenvetoa varten.
Lopuksi kaikki testien aikana syntyneet laput ja kommentit käytiin läpi, ja niistä tiivistettiin tärkeimmät havainnot jatkoa varten.
Sprintin jälkeen
Haastattelimme pari viikkoa sprintin päättymisen jälkeen Annina Pennosta vielä sprintistä sekä tiimin tunnelmista sen suhteen.
Opas: Oliko design sprint tuttu työtapa? Millaisia ennakko-odotuksia sinulla ja muilla oli metodia kohtaan?
Annina: Riku oli meistä ainoa, jolla oli entuudestaan kokemusta design sprintistä. Sprint sisältää toki tuttuja palvelumuotoilullisia elementtejä, mutta tällaisena kokonaisuutena se oli kokemuksena uusi. Aiemmissa hankkeissa on joskus ”löysemmän” ideointiprosessin takia epäonnistuttu lopputuloksen kanssa, joten tämä tiukka sprintti toimi siinä mielessä paremmin.
Opas: Miten teidän organisaatiossa yleensä tehdään uusien ominaisuuksien tai tuotteiden kehitystä?
Annina: Palvelumuotoilu on ollut hieman vieras toimintatapa, ja sen omaksuminen on kestänyt aika kauan. Printtituotteiden puolella on ollut hyviä prosesseja, esim. printtituotteiden uudistuksissa, joissa on aina lähdetty datan, tutkimuksen ja lukijatestien kautta liikkeelle, mutta kun samaa journalismia ja tuotteita on tuotu digimaailmaan, tämä perinne on ehkä hiukan unohtunut, ja on ollut joskus kova työ perustella miksi se on edelleen tärkeää. Nyt on otettu askeleita oikeaan suuntaan, mutta vielä ollaan kaukana siitä miten esim. pelialalla tuttua ketterää kehitystä voitaisiin tehdä. Tulisi olla enemmän rohkeutta kokeilla pienillä projekteilla, josta syntyisi myös vähemmän riskiä kuin liian isojen projektien läpiviennissä.
Opas: Mitkä asiat mielestäsi vaikuttivat siihen että sprintistä tuli onnistunut?
Annina: Ainakin se, että jos valittavan ongelman ratkaisuun ei ole organisaatiossa luontaista innostusta, siitä tulee helposti kivireki jota on vaikea edistää. NNyt tarve lähti toimituksesta, mikä auttoi sprintin onnistumisessa. Myös koko organisaatiossa keskustelu tekoälystä käy nyt kuumana.
Sprint-menetelmään luottaminen auttoi myös. Viikon varrella, etenkin alussa, oli epävarmuuden tunteita siitä että tuleeko harjoituksesta mitään. Viikon edetessä huolet vähitellen väistyivät, ja lopulta alkoi kasvaa usko siihen että homma todella etenee oikeaan suuntaan.
Opas: Mikä oli mieluisin tai mielenkiintoisin osa sprinttiä?
Annina: Proton rakentaminen oli kaikkein kamalinta – Figma on monimutkainen työkalu. Ideointi, vaikka sekin oli välillä tuskaa, oli kivaa. Testipäivä oli kiva vaikka olikin minulle haastattelijana raskas. Aina kun pääsee juttelemaan oikeasti käyttäjien kanssa, se antaa enemmän kuin mitä tilanteesta on odottanut. Nyt se paljasti uusia asioita toimittajien työprosessista.
Sprint oli ylipäätään kahdella tasolla makea juttu: itse asia mitä tutkittiin – miten tekoälyn mahdollisuudet aukesivat kun sprint-metodi pakotti tutkimaan sitä enemmän, toisaalta kokemuksena sprint-metodista: menetelmän sovellettavuus vaikka minkä asian suunnitteluun aukesi hyvin. Sprintistä voi tuoda juttuja suoraan arkeen – nyt sai uusia työkaluja esim. asiakkaiden ja aitojen käyttäjien kanssa testaamiseen. Vaiva ja lisäaika tähän on yleensä aika pieni lisäinvestointi.
Opas: Millaista asiakaskokemuksen parantamiseksi hyödynnettävää dataa projektiin liittyy?
Annina: Voi olla että hiukan liian vähän. Samoin kuin muutkin mediatalot, mekin sanomme tietävämme paljon asiakkaista, mutta yleensä se tarkoittaa printin asiakkaita. Digiasiakkaista tiedetään vielä liian vähän. Hakukoneliikennettä keräävistä sisällöistä tiedämme kyllä, mitkä sisällöt toimivat, miten menestymme suhteessa kilpailijoihin ja miten sijoituksemme kehittyvät, mutta siitä mitä kuluttaja niistä ajattelee ja mitä saa, tiedetään vielä liian vähän. Päättely joudutaan tekemään usein pelkästään käyttäytymisen perusteella. Aiheellinen pelko evästeiden poistumisesta ja mainoseurojen vähentymisestä pakottaa miettimään sitä miten asiakkaat tunnistetaan jatkossa paremmin.
Opas: Kuvaa miten työntekijäkokemus parantuu käyttämänne datan ja ajateltujen toimenpiteiden avulla?
Annina: Laajemmassa kuvassa aikaa ja kapasiteettia on mahdollista kohdistaa työtehtäviin joissa ihmisäly on ylivertainen ja missä digitaalisten sisältöjen kattaus – määrä ja laatu – paranee kokonaisuutena. Jos mietitään terveyden ja hyvinvoinnin sisältöjä, oikein käytettynä tekoäly voi parantaa sisältöjen laatua ja vähentää virheiden määrää. Ihmiselle on välillä haastavaa koota suurista tietomassoista tiivistyksiä, joten tässä kone voi auttaa. Mutta tärkeämpää on ajan vapautuminen mielekkäämpiin tehtäviin.
Opas: Mitkä olivat mielestäsi tärkeimmät oivallukset ja opit sprintistä?
Annina: Jo nyt maailmassa on todella monia asioita jotka ovat mahdollisia avoimen lähdekoodin tekoälyn avulla. Kannattaa lähteä palastelemaan prosessia, ja tehdä kehitystä osissa. Metodin osalta: lyhyessäkin ajassa on mahdollista ratkoa isoja haasteita ja tuottaa järkeviä lopputuloksia. Aina ei tarvita kolmen kuukauden ja kymmenien tuhansien eurojen kehitysprojekteja.
Ja vielä: Tekee hyvää välillä heittäytyä mukaan johonkin mikä tulee omaan työarkeen “ylimääräisenä” ja edistää ajattelua – vaikka sprint vaatikin organisaatiolta neljä henkilötyöviikkoa työaikaa, saatiin vastaavasti aikaan paljon oivalluksia joka oli investoinnin arvoista.